Cosa sono i metadati?

Cari lettori di Tecnogalaxy, oggi parleremo di metadati e andremo a vedere cosa sono, a cosa servono e perché sono molto importanti.

Il passaggio alla produzione documentaria digitale ha imposto di adottare appositi strumenti e la soddisfazione di requisiti necessari per governare la formazione, la gestione, la tenuta e la conservazione dei documenti.

Tra tutti questi strumenti c’è l’utilizzo dei cosiddetti metadati, (termine utilizzato nel linguaggio informatico),  per definire un insieme di informazioni sui dati.

I metadati sono anche spesso definiti come (dati sui dati), termine che deriva dall’inglese metadata.

Archivi e metadati

Nell’ambito degli archivi digitali, i metadati sono quelle informazioni di cui bisogna dotare il documento informatico, questo serve per poterlo formare nel modo corretto, e per poterlo gestire e conservare nel tempo.

Il documento originale (informatico), non ha la componente materiale costituita dalla carta ovviamente essendo virtuale, esso viene memorizzato in sistemi che contengono tantissimi oggetti digitali.

Per poter conservare un documento digitale e renderlo accessibile nel tempo, deve essere posto in una relazione ad un insieme di informazioni.

Quelli più basilari sono il nome del file, le specifiche tecniche sulla versione del software, le specifiche tecniche sul hardware, le date di creazione, quelle di accesso e quelle dell’ultima modifica e l’autore del documento, quelli invece più complessi sono la descrizione, i termini di rilascio, l’accesso e l’uso e l’oggetto.

C’è una normativa ovviamente italiana sui metadati che prevede dei minimi che devono essere associati al documento informatico come:

• Oggetto
• Soggetto produttore
• Data di chiusura
• Identificativo
• Destinatario4

Questi elementi servono per attribuire al documento un’identità ben precisa, questo fa capire il perché viene ritenuta cruciale la fase di formazione dell’archivio, tutto questo per la corretta tenuta e conservazione della documentazione stessa digitale.

Una volta che il documento è formato, avrà un suo percorso di vita che lo porterà ovviamente ad essere gestito da altri sistemi/software con l’aggiunta di ulteriori informazioni.

Un aspetto molto importante e da tenere in considerazione è che i metadati non vengono attribuiti agli oggetti digitali tutti nel stesso tempo, ma vengono accumulati nel corso della vita in modo da tracciarne l’utilizzo, come ad esempio “gli accessi, i trasferimenti, le modifiche, le copie etc…

Se ci pensate i metadati alla fine sono dati che descrivono la struttura, il contenuto e la loro gestione nel tempo.

I metadati e le sue categorie

La complessità e la gestione delle risorse informative digitali, ha portato la comunità scientifica internazionale a creare una serie di standard aggiungendo una distinzione di massima dei metadati in tre precise grandi categorie:

1. metadati descrittivi,
2. metadati amministrativi e gestionali,
3. metadati strutturali.

I metadati descrittivi servono all’identificazione e al recupero dei documenti, sono costituiti da descrizioni normalizzate.

Metadati amministrativi e gestionali, sono utili alla loro gestione all’interno dell’archivio e comprendono anche informazioni di natura tecnica come ad esempio quelle sui formati, le procedure di creazione e l’ambiente tecnologico.

I metadati strutturali invece comprendono le informazioni necessarie per descrivere l’articolazione interna e le relazioni tra le parti che compongono gli oggetti digitali.

Perché i metadati sono fondamentali

I metadati sono fondamentali perché consentono di ricercare e recuperare un documento dal nostro archivio informatico, nel momento in cui ne abbiamo bisogno.  

Quando facciamo una ricerca per recuperare un documento dal nostro archivio,  utilizziamo delle chiavi di ricerca, (se non vogliamo passare l’intera giornata a scorrere infinite liste di records).

Queste importanti chiavi di ricerca sono appunto rappresentate proprio dai metadati che sono stati associati al documento stesso nel momento in cui è stato inserito nel gestionale o nel sistema di conservazione.

Le info che utilizziamo per effettuare una ricerca sono:

• data
• oggetto
• numero del documento
• partita IVA etc….

Sono gli strumenti che utilizziamo per recuperare i documenti giusti, al momento giusto.

Le normative di settore

Come descritto prima, alcuni metadati non devono mai mancare, la loro presenza è indispensabile per recuperare i documenti, altri devono essere presenti perché servono da garanzia dell’integrità del documento stesso, altri perché lo contestualizzano e aiutano a collocarlo correttamente rispetto ad altri documenti

Come sempre fatene buon uso facendo dei test su vostri device / computer , farli su device/computer non vostri è illegale.

Al prossimo articolo 😊.

N.B.: Non mi assumo nessuna responsabilità dell’uso che farete della guida, in quanto stilata per uso didattico e formativo.

Giorgio Perego

IT Manager

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